Digitaal vergaderen | Van vergaderruimte naar conference call!

• Geplaatst op 29 Oktober 2020
• Door redactie
• 0

De werkplek; de moderne kantoortuinen zijn ingeruild voor de sfeervolle thuiswerkplekken. Dat thuis werken aan de orde van de dag is, weet iedereen. Het werken aan de keukentafel is verleden tijd en alle thuiswerkplekken zijn al ergonomisch verantwoord ingericht. Het thuis werken zijn we al aan gewend, maar het thuis digitaal vergaderen is nog nooit zo makkelijk geweest met onze tips. Lees snel verder in dit blog.

Wat is een conference call?

Een conference call is een digitale vergadering met meerdere mensen. Een digitale vergadering zorgt ervoor dat je tijdens thuis werken kunt overleggen met je collega’s. Een conference call blijkt veel voordelen te hebben. Je vergadert niet in de vergaderruimte, maar kunt ook thuis of zelfs onderweg overleggen. Collega's zijn korter en komen sneller to-the-point, waardoor de tijdrovende, saaie werkoverleggen veranderen in een effectief en prettig overleg. In een tijdperk waar thuis werken de norm is, kan de digitale vergadering en het telefonisch contact kunnen een belangrijke rol spelen voor medewerkers. Ieder mens heeft als één van de basisbehoeften, behoefte aan sociaal contact. Het sociale aspect is nog een voordeel van de conference call.

Tips voor de conference call

Iedereen kent wel de haperende verbindingen, wegvallende collega’s of kinderen die de kamer inlopen. Maar hoe kan je nu een goede conference call houden tijdens het thuis werken? Wij geven je tips voor een fijne digitale vergadering. Een goede verbinding en in gesprek met elkaar blijven kan best een uitdaging zijn. Lees verder voor onze tips.

1. Een rustige omgeving
   Zorg dat je op een rustige werkplek zonder achtergrondafleidingen zit. Zorg dat een partner en eventuele kinderen op de hoogte zijn.
   
   
2. Een goede internetverbinding
   Check of de ruimte waar je werkt een goede internetverbinding heeft door dit te testen. En zorg dat niet iedereen in huis tegelijkertijd op internet zit of dat de verbinding dit aankan.
   
   
3. Een goede audio- aansluiting
   Controleer van tevoren of je goed hoorbaar bent.
   
   
4. Luisteren en uitpraten
   Zorg dat iedere collega de kans heeft om te praten en luister naar elkaar zonder elkaar te onderbreken.
   
   
5. Sociaal ontmoetingspunt
   Het sociale aspect is zeer belangrijk. Maak ruimte en tijd vrij in de agenda om informeel met elkaar te praten en te kijken hoe het met elkaar gaat.
   

Welke app of programma gebruik ik?

Er zijn vele mogelijkheden voor een conference call. De meest gebruikte programma’s zijn Google Zoom, Google Meet en Microsoft Teams. Deze tools zijn uitermate geschikt om met veel mensen tegelijkertijd te vergaderen en bestanden te delen en/of bewerken. Tevens zijn er opties om te chatten of om je scherm te delen. Maar Skype, WhatsApp of Facetime kunnen soms voldoende zijn wanneer je een 1 op 1 overleg hebt. Ga thuis ook zinvol vergaderen en kies voor de digitale conference room.